Esta Política global de protección de datos (la “Política de privacidad”) ofrece a Retail Solutions, Inc. (“RSi” o la “Sociedad”) un proceso uniforme que rige las normas, los procedimientos y los controles relativos a la privacidad de los datos, velando al mismo tiempo por una adopción y un mantenimiento adecuados de los controles oportunos.

Dado que el mundo que nos rodea está cada vez más interconectado y depende cada vez más de la tecnología, la proliferación de datos —incluida información personal de cada uno de nosotros— es un tema que suscita un interés cada vez mayor. Esperamos que las organizaciones protejan nuestra información personal y la utilicen y compartan de un modo justo y ético. Nuestros clientes no merecen menos de nosotros. Además de esta responsabilidad hacia nuestros clientes, también tenemos obligaciones reglamentarias que cumplir y cuya observancia salvaguarda la reputación y la rentabilidad de nuestro negocio.

Al trabajar en RSi, podría entrar en contacto con la información personal de nuestros empleados o clientes. Con el fin de proteger la confianza que se ha depositado en nosotros, así como para velar por que en todo momento demos cumplimiento a nuestras obligaciones, deberá seguir nuestros procedimientos, políticas y normas durante todas las fases de gestión de la información.

Tener debidamente en cuenta la información que se recoge en este documento y las normas y los procedimientos subordinados le ayudará a cumplir sus responsabilidades como empleado.

Las preguntas sobre el contenido de este documento pueden dirigirse a los contactos que se enumeran a continuación. También pueden plantearse consultas de carácter general, que habrán de dirigirse al buzón de privacidad de RSi a través de la dirección [email protected]

Esta Política de privacidad resulta de aplicación a RSi, incluidos todos sus departamentos, sus unidades de negocio, su Personal, terceros y demás proveedores de servicios (no empleados) que dispongan de un acuerdo contractual con RSi y traten Datos personales. Cualquier excepción a esta Política de privacidad deberá contar con la autorización por escrito del Departamento de Protección de Datos de RSi y revestir justificación comercial adecuada, debiéndose aceptar los riesgos correspondientes y adoptar controles compensatorios. El Departamento de Protección de Datos valorará las excepciones que se detecten en el marco de evaluaciones de riesgos o que se comuniquen de otro modo a través de asociados, en consultas con el Departamento Jurídico, a fin de autorizar la excepción de que se trate.

Esta Política relativa al RGPD (la “Política RGPD”) de RSi está diseñada para asegurar que las actividades de Retail Solutions, Inc. y (“RSi” o la “Sociedad”) cubiertas por el RGPD no solo cumplan la ley, sino también los altos estándares de RSi, que a menudo van más allá de lo legalmente requerido. La Política RGPD (que se aplica a todas las actividades de RSi dentro del alcance del RGPD, como se explica posteriormente) forma parte de la Política global de privacidad de datos (que se aplica globalmente a RSi, incluidas, entre otras, las actividades dentro del alcance del RGPD).

El RGPD requiere el cumplimiento estricto de algunas reglas y acciones subjetivas basadas en riesgo; puede haber más de una forma de cumplir lo establecido en el RGPD y satisfacer los altos estándares de RSi. Como empleado o contratista de RSi, debe seguir la Política RGPD al tratar Datos personales. Si no está seguro al respecto, hable con el Departamento Jurídico de RSi, el Departamento de Protección de Datos de RSi o el Delegado de Protección de Datos.

El RGPD se ocupa del tratamiento de los Datos personales, tal como esos términos se definen posteriormente.

El RGPD se aplica a todas las empresas constituidas en el EEE. Esto significa que se aplicará a todas las actividades de una empresa de IRI registrada en un país del EEE (es decir, cualquier país de la Unión Europea, además de Noruega, Islandia y Liechtenstein) y también a las actividades de esa empresa que se lleven a cabo en el extranjero.

El Reino Unido continuará aplicando el RGPD a través de sus leyes nacionales después de que haya abandonado la Unión Europea (e incluso si el Reino Unido no sigue siendo parte del EEE).

El RGPD también se aplica a las empresas de RSi que no estén ubicadas en el EEE en dos escenarios principales:

• Cuando una empresa de RSi no perteneciente al EEE presta servicios a un cliente en el EEE que implica el tratamiento de Datos personales. El RGPD también se aplicará a la prestación intragrupal de servicios en el EEE dentro del grupo RSi (por ejemplo, cuando una función de recursos humanos está centralizada en Estados Unidos y una empresa del EEE recibe servicios de esa función centralizada).
• Cuando una empresa de RSi no perteneciente al EEE está “supervisando” el comportamiento de las personas en el EEE. Por ejemplo, cuando un equipo de un departamento de tecnologías de la información en Estados Unidos está supervisando el uso de recursos informáticos o de dispositivos de comunicaciones de RSi por parte de empleados ubicados en el EEE. Esto también se aplicará en el contexto de los sitios web, por ejemplo, cuando RSi está administrando un sitio web dirigido a clientes en el EEE, y ese sitio web utiliza cookies u otras tecnologías para rastrear el comportamiento de los visitantes del sitio.

1. RESPONSABLE/ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

   Al tratar datos personales, RSi puede actuar como “responsable” o “encargado” del tratamiento de conformidad con el RGPD.

   Un responsable del tratamiento es una organización que determina (es decir, toma decisiones sobre) cómo y por qué se tratan los datos personales. RSi será un responsable del tratamiento en relación con los datos personales de sus empleados y candidatos de contratación, pero también en relación con sus clientes (es decir, contactos comerciales individuales de clientes corporativos de RSi) cuando trata sus datos personales, por ejemplo, en cuestiones de CRM, mercadotecnia, facturación y sitio web.

   Un encargado del tratamiento es una organización que actúa según las instrucciones de un responsable del tratamiento para llevar a cabo el tratamiento en su nombre. En general, RSi actuará como un encargado del tratamiento en la prestación de servicios a sus clientes, en relación con lo cual puede ser necesario que aloje, analice o transfiera datos personales de los miembros del programa de fidelización de sus clientes, consumidores, etc. RSi también utilizará sus propios encargados del tratamiento. Esto puede llevarse a cabo para tratar datos personales con respecto a los cuales RSi sea el responsable del tratamiento (por ejemplo, cuando RSi designa un procesador de nóminas externo o un proveedor de automatización de mercadotecnia). Sin embargo, también puede ser el caso cuando se tratan datos de clientes al prestarles servicios, es decir, cuando RSi subcontrata parte de un contrato de cliente con un tercero. En estas circunstancias, RSi será el encargado del tratamiento principal y el tercero será un “subencargado” del tratamiento.

   Nota: Todas las relaciones entre un responsable y un encargado del tratamiento (o entre un encargado y un subencargado del tratamiento) deben regirse por un acuerdo escrito que incorpore ciertas condiciones obligatorias. Es importante destacar que esto incluye contratos de cliente en los que RSi pueda tratar datos personales de clientes. Debe ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos a través de la dirección [email protected] para obtener más información y para conocer las condiciones contractuales apropiadas.

   AVISO

   RSi se compromete a entregar un aviso siempre que tratemos datos personales de una persona, incluso en relación con nuestros clientes, empleados y candidatos de contratación. Cuando sea posible, se proporcionará un enlace de consulta directo al aviso/política de privacidad en el momento que entreguemos el aviso y el usuario deba tomar una decisión.

   Por ejemplo:

   • Cuando sea posible siempre que se recopilen datos del consumidor; y
   • Cuando proceda, antes de obtener el consentimiento.

   FUNDAMENTOS LEGALES

   Todo el tratamiento de datos personales debe basarse en un “fundamento legal” específico (en ocasiones denominado “base legal” o “condición” para el tratamiento). RSi se compromete a identificar un fundamento legal para todas sus actividades de tratamiento y a comunicarlo en sus avisos de privacidad.

   Los seis motivos legales disponibles se enumeran en el artículo 6 (1) del RGPD. Estos son:

   1. cuando el tratamiento sea necesario para formalizar un contrato (por ejemplo, pagar el salario de un empleado de acuerdo con su contrato laboral);
   2. cuando sea necesario cumplir una obligación legal (por ejemplo, divulgar información del empleado a las autoridades fiscales o elaborar nuestros informes de salud y seguridad);
   3. si tiene un “interés legítimo” en el tratamiento y esto no perjudica los derechos e intereses de una persona (por ejemplo, hacer un seguimiento de los visitantes de los sitios web de RSi o mantener registros de nuestros clientes en nuestros sistemas de CRM);
   4. si ha obtenido el consentimiento del interesado (véase Sección D posterior);
   5. cuando sea necesario proteger la vida de una persona; o
   6. cuando sea necesario para llevar a cabo una tarea pública/oficial (no relevante para RSi como empresa privada).

   Todo el tratamiento de categorías especiales de datos personales debe justificarse por referencia a uno de los fundamentos especiales del tratamiento, como se establece en el artículo 9 (2) del RGPD.

   Si bien existen nueve motivos especiales para tratar categorías especiales de datos personales, en general, son más restrictivos y están adaptados a situaciones específicas. Algunos de los fundamentos que presentan una mayor probabilidad de que se apliquen a RSi son:

   • se ha obtenido el consentimiento explícito del interesado, excepto cuando el consentimiento esté excluido por la legislación aplicable.
   • O el tratamiento es necesario conforme a:
     • una obligación bajo la legislación laboral;
     • razones de interés público esencial (que permite diferentes actividades bajo la ley local, por ejemplo, ejercicios de supervisión de igualdad de oportunidades en ciertos países); o
     • acciones judiciales u obtener asesoramiento legal.

   Nota: El uso del consentimiento (ya sea normalizado según el art. 6 o explícito en virtud del art. 9) rara vez será apropiado o válido en un contexto laboral, es decir, no deberíamos buscar el consentimiento de los empleados para el tratamiento de los datos personales.

   Los datos personales relacionados con condenas e infracciones penales solo pueden tratarse cuando existe una autorización expresa en virtud de la legislación de la Unión Europea o local (es decir, Estado miembro). Por lo tanto, la política de RSi es supervisar minuciosamente las situaciones en las que puedan tratarse datos de condenas e infracciones penales (por ejemplo, contratación) para garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable.

   CONSENTIMIENTO

   Como uno de los fundamentos legales para el tratamiento, el consentimiento afirmativo (un acto afirmativo para significar un acuerdo) es necesario para el tratamiento de datos personales en determinadas circunstancias. Cuando sea necesario recabar el consentimiento, RSi se compromete a garantizar que el interesado pueda retirar el consentimiento en cualquier momento. El aviso y el consentimiento deben ser claros y visibles, y el interesado debe poder retirar el consentimiento tan fácilmente como lo otorgó.

   RSi se esforzará en proporcionar un enlace claro a la Política de privacidad para cada oportunidad de consentimiento.

   MERCADOTECNIA DIRECTA: REQUISITOS DE AVISO Y CONSENTIMIENTO

   Los interesados tienen derecho a evitar la mercadotecnia directa en cualquier momento. RSi cancelará la suscripción de datos de mercadotecnia directa inmediatamente después de una solicitud. Para cada proceso de consentimiento, RSi se esforzará en proporcionar un enlace claro a la política de privacidad (que brinde la oportunidad de una revisión previa al consentimiento). RSi se esforzará para que el aviso y el consentimiento sean claros y visibles, y que sea necesario un acto afirmativo para expresar su consentimiento.

   COOKIES: REQUISITOS DE AVISO Y CONSENTIMIENTO PARA TODOS LOS CANALES DIGITALES

   RSi proporcionará avisos de cookies (banner) si utiliza tecnologías de seguimiento (por ejemplo, balizas web, cookies esenciales y no esenciales, etc.).

   DERECHO A LA OPOSICIÓN AL TRATAMIENTO (EXCLUSIÓN)

   Las personas pueden oponerse al tratamiento de datos personales en función de fundamentos de “intereses legítimos” en cualquier momento. Si se invoca, RSi seguirá sus pautas internas para cumplir las solicitudes de los interesados. Un usuario puede ejercer sus derechos a través de numerosos métodos.

   DERECHO A LA SUPRESIÓN

   RSi se compromete a suprimir los datos personales cuando se solicite si la solicitud cumple con el RGPD. RSi se esforzará en reconocer y procesar las solicitudes con prontitud y atender las solicitudes sin demoras indebidas.

   RSi ha adoptado procedimientos operativos y técnicos internos sobre cómo tratar las solicitudes de los usuarios que deben seguirse con atención. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected].

   DERECHO A LA LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATO

   RSi se compromete a respetar el derecho del interesado a limitar el tratamiento en estas circunstancias:

   • El interesado impugna la exactitud.
   • El tratamiento es ilícito y el interesado solicita la limitación de su uso solo a usos lícitos.
   • El interesado necesita la información que tenemos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, pero quiere que su uso se limite de otra manera.

   Si necesitamos tiempo para decidir si tenemos fundamentos legítimos para anular la solicitud de limitación de uso, entonces debemos suspender el tratamiento hasta que tomemos una determinación. RSi ha adoptado procedimientos operativos y técnicos internos sobre cómo tratar las solicitudes de los usuarios que deben seguirse con atención. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected]

   DERECHO AL ACCESO: SOLICITUDES DE ACCESO DEL INTERESADO

   RSi se asegurará de que los consumidores tengan derecho a obtener la confirmación del tratamiento que hacemos de sus datos y a acceder a sus datos personales. RSi ha adoptado procedimientos operativos y técnicos internos sobre cómo tratar la solicitud de acceso del interesado que deben seguirse con atención. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected]

   DERECHO A LA RECTIFICACIÓN

   Los consumidores tienen el derecho a rectificar (corregir) los datos personales inexactos. Los consumidores tienen derecho a que se completen datos personales incompletos, incluso mediante la provisión de una declaración complementaria.

   RSi ha adoptado procedimientos operativos internos sobre cómo tratar las solicitudes de rectificación que deben seguirse con atención. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected]

   DERECHO A LA PORTABILIDAD DE DATOS

   RSi se compromete a respetar el derecho a la portabilidad de datos de un interesado. El derecho a la portabilidad de datos solo se aplica a los Datos personales que un usuario nos ha “proporcionado”. Esto significa que:

   • Datos proporcionados de manera activa y consciente por el consumidor (por ejemplo, dirección postal, nombre de usuario, edad, etc.);
   • Datos observados que adquirimos en virtud del uso de nuestros servicios por parte del consumidor.
     Por ejemplo, pueden incluir el historial de búsqueda de una persona, datos de tráfico y datos de ubicación.
   • La información proveniente de agencias de crédito no está sujeta a la portabilidad de datos.
   • Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento del usuario o para la ejecución de un contrato (véase Sección C anterior); y
   • Cuando el tratamiento se lleva a cabo por medios automatizados.

   RSi ha adoptado procedimientos operativos y técnicos internos sobre cómo tratar las solicitudes de portabilidad que deben seguirse con atención. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected]

   TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES AL EXTRANJERO

   RSi no transferirá datos personales que se originen en el EEE fuera del EEE, a menos que (i) pueda garantizar un nivel adecuado de protección de los derechos y libertades de los interesados; o (ii) exista una derogación específica.

   Las transferencias pueden no ser obvias. Por ejemplo, si un proveedor ubicado en Alemania subcontrata parte de su tratamiento a un proveedor subcontratado en India, habrá una transferencia de datos personales fuera del EEE. Esto está prohibido a menos que se cumplan ciertas condiciones. Muchos de nuestros contratos de cliente implicarán transferencias internacionales de datos, por ejemplo, cuando prestamos servicios a un cliente italiano utilizando operaciones de tratamiento con sede en Estados Unidos

   En relación con las transferencias de datos personales a RSi en Estados Unidos, RSi puede confiar en su certificación de escudo de privacidad para garantizar un nivel adecuado de protección a los interesados del EEE.

   i los datos personales van a transferirse a otro país fuera del EEE, consulte con el Delegado de Protección de Datos de RSi a través de la dirección [email protected] quien le aconsejará sobre las salvaguardas aplicables. Esto podría incluir términos contractuales especiales (las “cláusulas contractuales tipo”) o una derogación específica del contexto (por ejemplo, una transferencia necesaria en relación con reclamaciones).

   EVALUACIONES DE IMPACTO DE PROTECCIÓN DE DATOS

   Si un nuevo proyecto o modo de trabajo, o un cambio propuesto a un proyecto o modo de trabajo existentes, implicara un tratamiento intensivo o de mayor riesgo de datos personales o de categorías especiales de datos, RSi llevará a cabo una evaluación de impacto de protección de datos.

   Una evaluación de impacto de protección de datos es importante para identificar y mitigar los riesgos de privacidad antes de que se inicie un proyecto, y para aplicar los principios de “privacidad por diseño”, donde los proyectos se construyen teniendo en cuenta el cumplimiento de la privacidad. Esto puede ahorrar tiempo y recursos al evitar la intervención en un momento posterior. Consulte al Delegado de Protección de Datos de RSi para obtener más información.

   TOMA DE DECISIONES AUTOMATIZADAS

   Se aplican ciertas restricciones a la toma de decisiones importantes sobre personas basadas enteramente en procesos automatizados, es decir, sin intervención humana. Un ejemplo podría ser que los candidatos de contratación se excluyan automáticamente si no cumplen ciertos criterios o no superan una prueba psicométrica. En estas circunstancias, es posible que tengamos que (i) proporcionar un aviso a los interesados informándoles de que tienen derecho a impugnar la decisión automatizada y requerir la intervención humana; o (ii) agregar la intervención humana en el proceso para evitar la toma de decisiones automatizada. Consulte al Delegado de Protección de Datos de RSi para obtener más información.

   POLÍTICA DE PRIVACIDAD

   RSi se compromete a proporcionar acceso a esta Política de privacidad a los usuarios cuyos Datos personales se tratarán. RSi se reserva el derecho a modificar y actualizar esta Política de privacidad en cualquier momento.

   Anexo A – Definiciones del RGPD

   Término clave	Definición
   DATOS PERSONALES	Cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable en la Unión Europea, incluidos datos vinculados y/o datos enlazables y cualquier combinación de estos. Estos datos vinculados o enlazables a un alias, identificador de dispositivo o cualquier identificador similar que distingue a un usuario. Se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante (1) un identificador, como, por ejemplo, un nombre, un número de identificación, datos de localización o un identificador en línea o (2) uno o varios elementos propios de la identidad física, psicológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona. Importante: los datos identificables aumentan el riesgo de tratamiento. La supresión de información personal identificable de un conjunto de datos podría excluirlos del ámbito de aplicación. Por ejemplo, los datos en el punto de venta se encuentran fuera de él. Nota: RSi considera que los números de tarjetas de fidelidad convertidos en token, cifrados con hash o encriptados son Datos personales seudonimizados cubiertos por el RGPD.
   CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS	Datos personales que revelan origen racial o étnico, creencia religiosa o filosófica o afiliación sindical, datos genéticos y datos biométricos utilizados para identificar de manera única a una persona, datos de salud, información relacionada con la vida sexual u orientación sexual de una persona.
   TRATAMIENTO	El término Tratamiento es muy amplio. Se refiere, básicamente, a cualquier acción que se lleve a cabo sobre datos personales o con ellos (por ejemplo, su mera recogida, su almacenamiento y su supresión). Es posible que el RGPD resulte de aplicación siempre que RSi lleve a cabo cualquier actuación que tenga que ver con Datos personales o los afecte.
   RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO	IRI será el Responsable del tratamiento cuando RSi determine el tipo de Datos personales que se recogen, controle cómo tratarlos y determine su uso. Por ejemplo, RSi será el Responsable del tratamiento cuando trate Datos personales de interesados que sean miembros de un panel o un estudio de RSi que RSi gestione directamente en su propio beneficio, cuando tratemos Datos personales recogidos de un sitio web público de RSi, cuando participemos en actividades de mercadotecnia en beneficio de RSi y en la explotación de nuestro negocio (datos de recursos humanos).
   ENCARGADO DEL TRATAMIENTO	RSi será el Encargado del tratamiento cuando RSi preste servicios de tratamiento de datos a un Responsable del tratamiento (en general, servicios relacionados con tarjetas de fidelidad de RSi, gestión de relaciones con clientes y comercialización por cuenta de un cliente o en beneficio de este) e RSi carezca de control último sobre los Datos personales que se recogen y cómo se utilizan. Cuando RSi sea un Encargado del tratamiento, trata los datos en nombre del cliente y no tiene derecho a tratar los datos más allá de las instrucciones del cliente. Por ejemplo, RSi será el Encargado del tratamiento cuando trate Datos personales de consumidores que sean miembros de un panel o un estudio de RSi que RSi realice en nombre de un cliente, cuando tratemos números de tarjetas de fidelidad encriptados para un cliente o cuando participemos en actividades de mercadotecnia directa para un cliente como parte de un contrato de cliente.
   DERECHOS DE LOS INTERESADOS	El conjunto de derechos otorgados a las personas en ciertas jurisdicciones para solicitar información sobre los Datos personales recopilados o almacenados por RSi y para poder elegir o controlar cómo RSi usa esos datos. Estos derechos pueden incluir: El derecho a obtener información sobre las actividades de tratamiento de datos que suceden en RSi El derecho a obtener una copia de todos los datos almacenados o tratados por RSi El derecho a que los Datos personales sean purgados, corregidos o portados El derecho a limitar o bloquear el tratamiento El derecho a retirar libremente el consentimiento
   Personal	Todos los empleados, contratistas, otros compañeros y personal temporal de RSi.

Retail Solutions, Inc. (“RSi”, la “empresa” o “nosotros” y formas derivadas) atribuyen gran importancia a la protección de datos y la privacidad con arreglo al Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento 2016/679 de la Unión Europea ó “RGPD”).

Este aviso de privacidad explica cómo recogemos, usamos y compartimos la información personal en el transcurso de las actividades comerciales de nuestras empresas ubicadas en la Unión Europea (“UE”) y de aquellas de nuestras empresas no ubicadas en la UE relacionadas con la oferta de bienes y servicios a personas físicas en la UE o con el seguimiento de éstas. Para obtener más información sobre la actividad de tratamiento de RSi, consulte también el aviso del escudo de privacidad EE. UU.-UE de RSi.

• Qué información personal recogemos y cuándo y por qué la utilizamos
• Cómo compartimos la información personal en el seno de RSi y con nuestros proveedores de servicios, reguladores y demás terceros
• Más información sobre la mercadotecnia directa
• Transferencia de información personal globalmente
• Cómo protegemos y conservamos la información personal
• Derechos legales disponibles que le ayudan a gestionar su privacidad
• Cómo puede ponerse en contacto con nosotros para obtener más ayuda

Podemos modificar este aviso ocasionalmente para mantenerlo actualizado conforme a los requisitos legales y a la forma en que gestionamos nuestro negocio. Revise regularmente este documento para conocer la versión más reciente de este aviso.

En nuestro sitio web, puede encontrar enlaces externos a sitios web de terceros. Este aviso de privacidad no resulta de aplicación al uso que usted haga de sitios de terceros.

La entidad de RSi responsable de su información personal y, por tanto, la responsable de tratamiento será la empresa que recoja originalmente la información a través de usted o acerca de usted. Esto a menudo será evidente por el contexto, como, por ejemplo, si usted representa a un cliente de RSi y está acostumbrado a tratar con nuestra filial local en (por ejemplo) el Reino Unido o Italia. Esto también puede explicarse en avisos por separado disponibles cuando esa entidad de RSi recoja su información personal por primera vez, como, por ejemplo, cuando usted o la empresa en la que trabaja nos contrata para prestar un servicio.

Puede obtener más información acerca de RSi en www.retailsolutions.com o poniéndose en contacto con nosotros utilizando los datos que figuran en la sección de contacto.

En esta sección puede encontrar más información sobre

• los tipos de información personal que recogemos
• cuándo recogemos la información personal
• cómo usamos la información personal
• la base jurídica para usar la información personal

Recogemos información sobre usted si:

• usa nuestros sitios web;
• hace negocios con nosotros como representante de uno de nuestros clientes o proveedores;
• solicita un puesto de trabajo en RSi, en cuyo caso, debe consultar nuestros avisos de privacidad aparte para aspirantes;
• se pone en contacto con nosotros con motivo de cualquier forma de consulta o reclamación;
• visita una oficina o un centro de RSi;
• se suscribe a nuestras comunicaciones comerciales; asiste a un evento de RSi; o
• trabaja en nuestra empresa como empleado o contratista independiente.

También tratamos información personal en nombre de nuestros clientes cuando les prestamos nuestros servicios. Al hacerlo, actuamos como un “controlador de datos”. Actuamos igualmente como “procesador de datos” según las leyes de protección de datos relevantes, cuando recibimos información suya a través de nuestro cliente (o tercero potencial) que será el correspondiente “responsable del control de datos”.
Si tiene dudas o preguntas sobre el tratamiento de su información personal en el contexto de los servicios de RSi, debe ponerse en contacto con nuestro cliente. Tenga en cuenta que, si se pone en contacto con nosotros directamente, es posible que necesitemos comunicar su solicitud al cliente correspondiente.

Dependiendo del contexto en el que interactuemos con usted, es probable que la información que recojamos incluya:

• su nombre;
• sus datos de contacto;
• información relativa a su relación laboral con RSi;
• datos de perfil/inicio de sesión;
• sus preferencias de mercadotecnia;
• imágenes de CCTV o datos de identificación (por ejemplo, libro de registro de visitas) que puedan capturarse si visita una oficina o un centro de RSi;
• cualquier otra información personal que proporcione en la correspondencia que mantiene con nosotros; por ejemplo, cuando esto sea relevante para una reclamación o consulta.

Mediante el uso que hace de nuestros sitios web, también recogeremos información como su dirección IP, información generada por el navegador (tipo de navegador, sistema operativo) o información sobre su sesión de navegación. No utilizamos esta información para identificarlo como persona física, sino para adaptar o mejorar su experiencia de navegación o, en conjunto con los datos de otros usuarios, con fines estadísticos.

Su información personal se utilizará con los fines enumerados en la tabla que figura abajo. Solo recogeremos, usaremos y compartiremos su información personal cuando estemos seguros de que tenemos una base jurídica adecuada para hacerlo. También hemos descrito en la tabla las bases jurídicas de las que dependemos. En el marco de nuestra relación comercial, debe facilitarnos solo los datos personales necesarios para suscribir o desarrollar una relación comercial o que, por ley, debamos recoger. Sin estos datos, por lo general, tendremos que declinar suscribir contratos o ejecutar órdenes de pedido o no podremos cumplir contratos vigentes, pudiéndonos vernos obligados a resolverlos. La base jurídica que adoptamos en cada caso afectará a los derechos que usted tiene en relación con su información personal (véase la sección que figura abajo para obtener más información):

En esta sección, puede obtener más información acerca de cómo compartimos la información personal:

• dentro de RSi;
• con terceros que nos ayudan a ofrecer nuestros productos y servicios; y
• nuestros reguladores; y otros terceros

Compartimos su información de la manera y con los fines que se describen a continuación:

• dentro de RSi, cuando dicha comunicación sea necesaria para prestar nuestros servicios a nuestros clientes o gestionar nuestro negocio;
• con terceros que ayudan a gestionar nuestro negocio y a ofrecer servicios. Estos terceros han aceptado limitaciones de confidencialidad y usan cualquier información personal que compartimos con ellos o que recogen en nuestro nombre con el único fin de prestarnos el servicio contratado con nosotros. Entre estos se incluyen proveedores de servicios informáticos que nos ayudan a administrar nuestros sistemas informáticos y de back office, proveedores de automatización de mercadotecnia y compañías de eventos;
• con nuestros reguladores, como las autoridades de control encargadas de la protección de datos, para cumplir todas las leyes, regulaciones y normas aplicables, y las solicitudes de las fuerzas y cuerpos de seguridad, organismos reguladores y otras agencias gubernamentales.
• podemos compartir información no personal en forma agregada y estadística relativa a los visitantes de nuestro sitio web, patrones de tráfico y uso del sitio web con nuestros socios, filiales o anunciantes.
• Si, en el futuro, vendemos o transferimos una parte o la totalidad de nuestro negocio o activos a un tercero, podemos comunicar información a un comprador potencial o real de nuestro negocio o activos.

En esta sección puede encontrar más información sobre

• cómo usamos la información personal para informarle puntualmente sobre nuestros productos y servicios.
• cómo puede gestionar sus preferencias de mercadotecnia.

Podemos utilizar información personal para darle a conocer productos y servicios de RSi que, en nuestra opinión, le pueden interesar. Podemos comunicarnos con usted por correo electrónico, correo postal, teléfono u otros canales de comunicación que, en nuestra opinión, puede encontrar útiles. En todos los casos, respetaremos sus preferencias sobre cómo desea que gestionemos las actividades de mercadotecnia con usted.

Para proteger los derechos de privacidad y garantizar que controle cómo gestionamos las actividades de mercadotecnia con usted:

• tomaremos medidas para limitar la mercadotecnia directa a un nivel razonable y proporcionado, y solo le enviaremos comunicaciones que, en nuestra opinión, puedan ser de interés o relevantes para usted;
• puede solicitar que detengamos la mercadotecnia directa en cualquier momento; puede solicitar que dejemos de enviar correos electrónicos de mercadotecnia a través del enlace de “cancelar suscripción” que aparece en todos los mensajes de mercadotecnia que le enviamos por correo electrónico. También puede ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico [email protected]. Especifique si desea que detengamos todas las formas de mercadotecnia o solo una clase particular (por ejemplo, correo electrónico); y
• puede cambiar la forma en que su navegador gestiona las cookies, que pueden usarse para mostrar publicidad en línea conforme a los ajustes de su navegador.
• Le recomendamos que revise regularmente los avisos de privacidad y los ajustes de preferencias disponibles en cualquier plataforma de medios sociales, así como las preferencias de la cuenta que mantiene con RSi.

En esta sección puede encontrar más información sobre:

• cómo operamos como empresa global y transferimos datos internacionalmente.
• los acuerdos que hemos establecido para proteger su información personal si la transferimos al extranjero.

RSi opera a escala global. En consecuencia, su información personal puede ser transferida y conservada en países ajenos a la UE bajo leyes de protección de datos relevantes, incluyendo países en particular que están sujetas a diferentes normas de protección de datos. RSi tomará las medidas adecuadas para garantizar que las transferencias de información personal cumplen las leyes aplicables y se administran cuidadosamente para proteger sus derechos de privacidad e intereses. Asimismo, nuestra empresa velará por que las transferencias se limiten a países reconocidos por proporcionar un nivel adecuado de protección legal o con respecto a los cuales tengamos garantías de que existen acuerdos alternativos para proteger sus derechos de privacidad.
A tal fin:

• las transferencias a RSi en Estados Unidos están cubiertas por todas las garantías apropiadas bajo el RGPD, como las Cláusulas Contractuales Estándar o medidas suplementarias vinculadas a las circunstancias de la transferencia.
• cuando transferimos su información personal fuera de RSi o a terceros que nos ayudan a ofrecer y prestar nuestros productos y servicios, obtenemos compromisos contractuales de ellos para proteger su información. Algunas de estas garantías son salvaguardas adecuadas de gran reconocimiento o mecanismos contractuales como las Cláusulas Contractuales Estándar.
• cuando recibimos solicitudes de información de fuerzas y cuerpos de seguridad o reguladores, validamos cuidadosamente estas solicitudes antes de comunicar cualquier información personal.

Tiene derecho a ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico [email protected] para obtener más información sobre los mecanismos de protección de que disponemos (incluida una copia de los compromisos contractuales relevantes) para garantizar la protección adecuada de su información personal cuando se transfiere según se indica anteriormente.

En circunstancias limitadas, las transferencias de su información personal pueden basarse en excepciones específicas que permiten transferencias en ausencia de mecanismos de protección, como cuando una transferencia es necesaria para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales.

SEGURIDAD

Hemos implementado y mantenemos medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas, y políticas y procedimientos diseñados para reducir el riesgo de destrucción o pérdida accidental o para impedir la comunicación o el acceso no autorizados a dicha información de conformidad con la naturaleza de la información en cuestión. Las medidas que tomamos incluyen establecer requisitos de confidencialidad para nuestro personal y nuestros proveedores de servicios, limitar el acceso a la información personal y destruir o limitar o anonimizar de forma segura la información personal si ha dejado de ser necesaria para los fines para los que fue recogida. Puesto que la seguridad de la información depende en parte de la seguridad del equipo informático que usted usa para comunicarse con nosotros y de la seguridad que aplica para proteger (cuando sea relevante) los nombres de usuario y las contraseñas, le rogamos tome las medidas adecuadas para proteger esta información.

CONSERVACIÓN DE SU INFORMACIÓN PERSONAL

Conservaremos su información personal el tiempo que sea razonablemente necesario conforme a los fines para los que fue recogida, como se explica en este aviso. En algunas circunstancias, podemos conservar su información personal por periodos más prolongados, por ejemplo, cuando estamos obligados a hacerlo de conformidad con los requisitos legales, regulatorios, fiscales y contables.

En circunstancias específicas, podemos conservar su información personal por periodos más largos de modo que tengamos un registro preciso de nuestras relaciones en caso de cualquier reclamación o impugnación, o si creemos razonablemente que existe la posibilidad de litigio con respecto a su información personal o nuestras relaciones.

Con sujeción a ciertas exenciones y, en algunos casos, en función de la actividad de tratamiento que llevamos a cabo, usted tiene ciertos derechos en relación con su información personal. Más abajo figura información más detallada sobre sus derechos.

tratamiento se lleva a cabo por medios automatizados. que, como se explica arriba, no controlamos legalmente la información personal que tratamos en el contexto de la prestación de servicios a nuestros clientes. En consecuencia, si desea ejercer cualquier derecho con respecto a esta información, debe ponerse en contacto con nuestro cliente, que colaborará con nosotros para garantizar el cumplimiento de sus derechos.

Los derechos potencialmente disponibles que usted tiene son:

• Acceso a información personal
• Rectificación/supresión de información personal
• Limitación del tratamiento de información personal
• Transferencia y portabilidad de información personal
• Objeción al tratamiento de información personal
• Objeción a cómo usamos información personal con fines de mercadotecnia directa
• Obtención de una copia de los mecanismos de protección de la información personal usados para las transferencias fuera de su jurisdicción
• Presentación de una reclamación ante la autoridad de control local que le corresponda

Podemos solicitarle información adicional para confirmar su identidad y por razones de seguridad antes de comunicar la información personal que le solicitamos. Nos reservamos el derecho a cobrar una tasa cuando lo permita la ley, por ejemplo, si su solicitud es manifiestamente infundada o excesiva.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico [email protected]. Con supeditación a las consideraciones legales y otras consideraciones permisibles, desplegaremos todas las medidas razonables para acceder a su solicitud de inmediato y le informaremos en caso de que necesitemos más información para ello.

Es posible que no siempre podamos atender su solicitud por completo, como, por ejemplo, si pudiera afectar al deber de confidencialidad que le debemos a otros, en cumplimiento del deber de bloqueo establecido por las normas locales, o si tenemos derecho legalmente a tramitar la solicitud de otra manera.

DERECHO A ACCEDER A INFORMACIÓN PERSONAL

Usted tiene derecho a solicitar que le proporcionemos una copia de la información personal que tenemos sobre usted y tiene derecho a que se le informe de: (a) la fuente de su información personal, (b) los fines, la base jurídica y los métodos de tratamiento, (c) la identidad del responsable del tratamiento, (d) los derechos conexos que le asisten y (e) las entidades o las categorías de entidades a las que puede transferirse su información personal.

DERECHO A RECTIFICAR O SUPRIMIR INFORMACIÓN PERSONAL

Tiene derecho a solicitar que rectifiquemos información personal inexacta. Podremos tratar de verificar la exactitud de la información personal antes de rectificarla.

También puede solicitar que suprimamos información personal en circunstancias limitadas en que:

• ya no sea necesaria conforme a los fines para los que fue recogida; o
• usted haya retirado su consentimiento (cuando el tratamiento de los datos se basaba en el consentimiento); o
• tras materializar con éxito el derecho a objetar (véase derecho a objetar); o
• se haya tratado ilícitamente; o
• para cumplir con una obligación legal a la que RSi esté sujeta.

No estamos obligados a cumplir con su solicitud de suprimir información personal si el tratamiento de su información personal es necesario:

• para el cumplimiento de una obligación legal; o
• para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales;

DERECHO A RESTRINGIR EL TRATAMIENTO DE SU INFORMACIÓN PERSONAL

Puede solicitarnos que restrinjamos su información personal, pero solo cuando:

• se impugne su exactitud, para permitirnos verificar su exactitud; o
• el tratamiento sea ilícito, pero usted no desea que se suprima; o
• ya no sea necesaria para los fines para los que fue recogida, pero aún la necesitemos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales; o
• usted haya ejercido el derecho a objetar, y la verificación de otros motivos legítimos esté pendiente.

Podemos continuar usando su información personal tras una solicitud de restricción, cuando:

• tengamos su consentimiento; o
• para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales; o
• para proteger los derechos de otra persona física o jurídica.

DERECHO A TRANSFERIR Y PORTAR SU INFORMACIÓN PERSONAL

Puede solicitarnos que le proporcionemos su información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina o que la transfiramos directamente a otro responsable del tratamiento, pero en cada caso, solo si:

• el tratamiento se basa en su consentimiento o en la ejecución de un contrato con usted; y
• el tratamiento se lleva a cabo por medios automatizados.

Tenga en cuenta que es improbable que llevemos a cabo el tratamiento como un responsable del tratamiento de conformidad con el alcance

DERECHO A OBJETAR AL TRATAMIENTO DE SU INFORMACIÓN PERSONAL

Puede objetar a cualquier tratamiento de su información personal cuya base jurídica sean nuestros intereses legítimos si considera que sus derechos y libertades fundamentales predominan sobre nuestros intereses legítimos.

Si plantea una objeción, tenemos una oportunidad de demostrar que tenemos intereses imperiosos y legítimos que se anteponen a sus derechos y libertades.

DERECHO A OBJETAR A CÓMO USAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL CON FINES DE MERCADOTECNIA DIRECTA

Puede solicitar que cambiemos la manera en que nos ponemos en contacto con usted con fines comerciales.

Puede solicitar que no transfiramos su información personal a terceros no afiliados con fines de mercadotecnia directa o cualesquiera otros.

DERECHO A OBTENER UNA COPIA DE LOS MECANISMOS DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL UTILIZADOS PARA LAS TRANSFERENCIAS MÁS ALLÁ DE SU JURISDICCIÓN

Puede solicitar una copia de, o una referencia a, los mecanismos de protección con las que su información personal se transfiere fuera de la Unión Europea.

Podemos redactar acuerdos de transferencia de datos para proteger los términos comerciales.

DERECHO A PRESENTAR UNA RECLAMACIÓN ANTE LA AUTORIDAD DE CONTROL QUE LE CORRESPONDA

Tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control que le corresponda si tiene dudas sobre cómo tratamos su información personal.

Le pedimos que primero intente resolver cualquier problema con nosotros, aunque tiene derecho a ponerse en contacto con la autoridad de control que le corresponda en cualquier momento. En el caso de España, esa autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos, con sede en c/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid (España), www.aepd.es

CONTACTO

El principal punto de contacto para todas las cuestiones relacionadas con este aviso de privacidad es nuestro delegado de protección de datos global, con quien puede ponerse en contacto a través de la dirección de correo electrónico [email protected]

Si tiene preguntas o dudas o desea presentar una reclamación sobre el cumplimiento por nuestra parte de este aviso y las leyes de protección de datos, o si desea ejercer sus derechos, le animamos a que primero se ponga en contacto con nosotros. Investigaremos e intentaremos resolver las reclamaciones y las diferencias y haremos todo lo que resulte razonablemente posible para satisfacer su voluntad de ejercer sus derechos lo más rápidamente posible y, en cualquier caso, conforme a los plazos establecidos por las leyes de protección de datos.

PARA PONERSE EN CONTACTO CON LA AUTORIDAD DE CONTROL ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE SUS DATOS

Tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control encargada de la protección de sus datos (es decir, la autoridad de control de su lugar de residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar donde se hubiera cometido la supuesta infracción) en cualquier momento. Le pedimos que intente resolver con nosotros cualquier problema que tenga antes de acudir a la autoridad de control que le corresponda. En el caso de España, esa autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos, con sede en c/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid (España), www.aepd.es

Las preguntas sobre el contenido de este documento pueden dirigirse a los contactos que se enumeran a continuación. También pueden plantearse consultas de carácter general, que habrán de dirigirse al buzón de privacidad de RSi a través de la dirección [email protected]

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